Mammuttilautakunnat ja hallinto

Jos kysyt poliitikolta, mistä voisi säästää, niin yhdeksän kymmenestä sanoo, että hallintoa voisi karsia. Jos kysytään, että miten sitä pitäisi karsia, ei vastaus olekaan noin yksinkertainen. Yritän nyt itse etsiä keinoja hallinnon keventämiseksi. Samalla myös selvitän, miksi joidenkin toivoma “mammuttilautakuntien” pilkkominen ei ole mielestäni järkevää.

Hallinto minimiin

Kokonaan hallinnosta ei varmasti koskaan pääse mikään organisaatio eroon. Lähimmäksi hallinnotonta organisaatiota lienee päässyt alankomaalainen hoiva-alan yritys Buurtzorg [1]. Buurtzorg on yksinkertaistanut organisaatiorakenteensa niin hyvin, ettei siellä ole lainkaan keskijohtoa.

Buurtzorgissa on yli 10 000 sairaanhoitajaa ja 4000 sosiaalityöntekijää, mutta hallinnossa on vain 45 johtajaa ja 15 valmentajaa. Hallinnon osuus on siis vain noin 0,6 %. Pirkkalan kohdalla tämä tarkoittaisi kahdeksaa henkilöä hallinnossa.

Buurtzorgissa kaiken toiminnan keskiössä ovat tiimit sekä webalusta, jonka avulla työt organisoidaan. Tiimit hoitavat annetut työtehtävät parhaaksi katsomallaan tavalla ilman keskijohdon määräyksiä. Tämä lisää työntekijöiden vastuuta, joka taas parantaa työmotivaatiota ja vähentää sairaslomia, jolloin työn tuottavuus paranee. Huomioitavaa Buurzorgissa on se, että se maksaa keskivertoa suurempaa palkkaa työntekijöilleen, mutta silti se on markkinoiden edullisin. 

Jalkautus kuntasektorille

Kuten Buurtzorgin toimitusjohtaja itsekin sanoo [2], niin tätä mallia ei voi suoraan kopioida mihinkään. Etenkin julkiselle sektorille kopiointi on todella hankalaa, koska siellä homma on todella säänneltyä. Pitää olla tietty koulutus ja titteli, jotta voi tehdä jonkun päätöksen yms. Lisäksi me luottamushenkilöt haluamme olla vaikuttamassa kaikkeen mahdolliseen. Buurtzorgin malli on kuitenkin se suunta, johon uskon ja toivon kuntien sekä yritysten menevän tulevaisuudessa, eli keskijohto korvataan teknologialla.

Pirkkalan lautakunnat

Vuonna 2017 Pirkkalan organisaatiorakennetta yksinkertaistettiin siten, että syntyi kaksi isoa toimialalautakuntaa hyvinvointi- ja yhdyskuntalautakunta. Aiemmin Pirkkalassa oli toimialalautakuntina perusturva-, sivistys-, ympäristö- ja tekninen lautakunta. Historiasta muistuu vielä mieleeni ainakin maaseutulautakunta, raittiuslautakunta, kirjasto- ja kulttuurilautakunta sekä nuoriso- ja liikuntalautakunta.

Itse olen ollut 3,5 vuotta hyvinvointilautakunnassa ja myönnän, että asioiden kirjo on todella laaja. Hyvinvointilautakuntaan kuuluu sosiaali- ja terveyspalvelut, koulutus, varhaiskasvatus sekä kulttuuri ja liikunta. Välillä olenkin tuskaillut pitkien esityslistojen kanssa ja työmäärä on ollut iso etenkin, jos samalle viikolle osuu valtuuston kokous. Varsinkin kauden alussa oli hankala mahduttaa omiin aikatauluihin riittävästi aikaa materiaaleihin perehtymiseen. Lautakunta ja minä olemme kuitenkin kehittyneet näiden vuosien aikana ja rutiinilla hommat nykyään hoituvat. Ensi kaudelle on suunniteltu muutoksia, jotka varmasti vielä entisestään jouhevoittavat lautakuntatyöskentelyä. 

Isot lautakunnat ovat saaneet pilkkanimen “mammuttilautakunnat” ja osa valtuutetuista haluaisi pilkkoa ne pienempiin osiin. Itse vastustan tätä kehityssuuntaa.

Mammuttilautakuntien pilkkominen

Olen joskus kysynyt viranhaltijoilta, tarkoittaako lautakunnan pilkkominen myös toimialan pilkkomista ja sain vastaukseksi: “käytännössä kyllä”. Tämä siis tarkoittaa sitä, että tarvitaan useampi esittelijä kuin nykyisin. Tämä taas lisää hallintoa ja on yksi askel kauemmaksi Buutzorgin modernista organisaatiorakenteesta.

Pitää myös muistaa se, että jotkut lautakunnassa päätettävät asiat koskevat montaa eri toimialaa. Tämä taas tarkoittaa sitä, että sama asia esitellään ja valmistellaan useammalle lautakunnalle. Tämä esittely ja valmistelu on juuri sitä hallintotyötä, josta yhdeksän kymmenestä poliitikosta haluaisi karsia.

Demokratia lisää byrokratiaa

Luottamushenkilön tehtävä ei ole valmistella tai juuri puuttua operatiiviseen toimintaan. Toki hyvällä valtuustoaloitteella on hyvä tuoda kuntalaisten tahto päätöksentekoon, mutta niitäkään ei pidä tehtailla pelkästään sen vuoksi, että saa nimensä lehteen.

Luottamushenkilön tehtävä on luoda strategia ja ohjeet, palkata oikeat henkilöt toteuttamaan haluttua linjaa ja valvoa, että homma toimii sovitusti. Luottamushenkilön ei tarvitse tietää kaikesta kaikkea, vaan luottaa itseensä ja edeltäjiinsä siltä osin, että on palkattu pätevät henkilöt toteuttamaan sovittuja asioita. 

Mitä enemmän luottamushenkilöt päättävät asioista, sitä enemmän tulee byrokratiaa, joka taas lisää sitä paljon parjattua hallintoa. Siksi on hyväkin, että päätöksiä delegoidaan viranhaltijoille.

Minulta itseltäni meni pari vuotta ymmärtääkseni tämän. Olin aluksi itsekin vähän harmissani siitä, että mielestäni liian moni asia oli delegoitu viranhaltijoille ja valtuusto toimi “kumileimasimena”. Nykyisin kuitenkin ajattelen, että mitä enemmän tulee “kumileimasin” hommia, sitä paremmin systeemi toimii eli viranhaltijat ovat toteuttaneet valtuuston tahtoa.  

Tulevaisuus

Minä olen pääosin tyytyväinen Pirkkalan toimintatapaan. Suhteessa samankokoisiin kuntiin, meillä on käsittääkseni varsin yksinkertainen organisaatiorakenne. Olisikin kiva vertailla hallinnon kokoa vastaavan kokoisiin kuntiin, joissa on useampi lautakunta. Väittäisin, että olemme varsin hyvillä sijoituksille siinä vertailussa. 

Kehitettävääkin toki on. Lautakunnilla ja kunnanhallituksella on otto-oikeus alaistensa päätöksiin, mutta sitä prosessia pitäisi jotenkin helpottaa. Otto-oikeudella tarkoitetaan sitä, että lautakunta voi ottaa jonkun viranhaltijan päätöksen käsittelyyn, jos se näin haluaa. Otto-oikeus on siis työkalu, jolla luottamushenkilöt voivat puuttua, mikäli viranhaltijat toimivat luottamushenkilöiden eli kuntalaisten tahdon vastaisesti. 

Emme ole hyvinvointilautakunnassa kertaakaan käyttäneet otto-oikeutta. Teoriassahan se tarkoittaisi sitä, että systeemi toimii täydellisesti, kun kaikki viranhaltijapäätökset ovat lautakunnan tahdon mukaisia. Ihan noin hyväksi en nykyistä systeemiä arvottaisi, vaan näkisin, että otto-oikeuden käyttäminen on tällä hetkellä hankalaa ja siksi sitä ei käytetä herkästi. Näkisin hankaluuteen pari syytä:

1. Nykyisin viranhaltijapäätöksien seuraaminen on aika hankalaa, kun ne joutuu käydä erikseen katsomassa portaalista. Lisäksi portaaliin tulee valtavasti päätöksiä, joten tärkeiden päätösten seuraaminen on hankalaa. Ehkä joku mobiilisovellus voisi olla hyvä, josta lautakunnan jäsenille tulisi tieto puhelimeen aina kun alaa koskeva päätös on syntynyt. Suodattimilla voisi säätää, ettei kaikki “leirikoulu-päätökset” saa puhelinta piipittämään.
2. Otto-oikeutta pitää käyttää 30 päivän sisällä päätöksestä. Joissain tapauksissa se tarkoittaisi ylimääräistä lautakunnan kokousta. Aika hankalaa siis. Ehkä olisi parempi, jos aika ei olisi kiveen hakattu. 

Haluaisin laajentaa otto-oikeuden myös valtuustolle. Eli mikä tahansa asia kunnassa päätetään, niin sen voisi valtuusto ottaa käsittelyyn, mikäli yli 50 % valtuutetuista näin haluaisi. Valtuusto on kuitenkin kunnan ylin päättävä elin, joten olisi reilua, että se saisi tarvittaessa ottaa asian kun asian käsittelyyn. Tällä kaudella on ollut kaksi kunnanhallituksen päätöstä, jotka olisivat voineet mennä toisin, mikäli valtuusto olisi niistä päättänyt. Nämä asiat olivat valtuustokauden isoimman keskustelun aiheuttaneet Kaakkois-Pirkkalan osayleiskaavan kaatuminen ja Niemenmaan kiinteistötoimitus.

Lopuksi

Tämä on siis minun – ensimmäisen kauden valtuutetun näkemys siitä, miten hallintoa voisi keventää. En sano, että modernin organisaatiorakenteen tavoittelu ja herkempi päätösten delegointi virkamiehille olisi varmasti oikea ratkaisu, mutta ainakin minä yritän tuoda konkretiaa lauseen ”hallinnosta pitää karsia” ympärille. Ei hallintoa voi karsia, jos hallinnolliset työtehtävät eivät vähene.

Lähteet

[1] https://www.buurtzorg.com/about-us/our-organisation/

[2] https://yle.fi/uutiset/3-10232480